Bruk av privat bil i trenerjobben – mulighet for skattefri dekning av reiser

Arbeidsavtalen regulerer trenerens rett til lønn og andre goder i arbeidsforholdet. Kjøregodtgjørelse er et tema som vi ofte får spørsmål om.

Av advokatfullmektig Rajvinder S. Bains. Advokatfirmaet Hjort DA

Det er ulike skatteregler som regulerer retten til skattefri kjøregodtgjørelse, avhengig av om det er tale om en ”arbeidsreise” eller en ”yrkesreise”. Forenklet sagt er reisen mellom arbeidstakerens hjem og arbeidsstedet en ”arbeidsreise”, mens ”yrkesreise” betegner reisen hjemmefra eller fra fast arbeidssted, og til et annet sted for å utføre arbeid.  Hva som er det faste arbeidsstedet for en trener vil bero på hva som er avtalt. Normalt vil det være på det sted hvor treneren utfører sine daglige aktiviteter (klubbens fotballanlegg/hjemmebane).

I praksis blir det sjelden presisert i treneravtalene hva kjøregodtgjørelsen gjelder for. Det vanligste er at arbeidsgivere bare dekker utgifter til ”yrkesreisen” og ikke ”arbeidsreise”, men er det ikke presisert i avtalen beror det på en tolkning av denne. Vi anbefaler at ”type” kjøregodtgjørelse presiseres i arbeidsavtalen.

Hovedregelen er at all kjøring som kan klassifiseres som kjøring i yrkessammenheng (“yrkesreise”), gir rett til skattefri kjøregodtgjørelse etter nærmere satser dersom dette er avtalt mellom partene. En fotballtrener som kjører til og fra bortekamper og andre steder utenfor det faste klubbområdet, vil ha rett til kjøregodtgjørelse dersom dette er avtalt.

 Arbeidsgivers eventuelle dekning av kostnader forbundet med reisen til og fra det faste arbeidsstedet (”arbeidsreise”) er som hovedregel skattepliktig inntekt for arbeidstakeren. Det gjelder imidlertid et særlig unntak fra denne regelen.  Når arbeidsgiver er en veldedig eller allmennyttig institusjon eller organisasjon, regnes likevel ikke dekning av arbeidsreisen som skattepliktig inntekt. Et idrettslag vil ofte oppfylle dette vilkåret, men ikke selskapet som klubben eventuelt samarbeider med hvor dette er valgte organisasjonsmodell. I relasjon til Forbundsstyrets bestemmelser om kommersielt og/eller administrativt samarbeid mellom klubb/idrettslag og selskap, er det en forutsetning at treneren er ansatt i klubben, og ikke i selskapet klubben eventuelt samarbeider med. For å få rett til dekning av ”arbeidsreise” er det videre et vilkår at treners øvrige lønn og godtgjørelse fra organisasjonen ikke overstiger 45.000 kroner i inntektsåret. Det er ikke satt noe tak på kilometergodtgjørelsen så lenge trenerens årlige lønn ikke overstiger 45. 000 kroner i den klubb han eller hun er ansatt i. Hvis vilkårene for skattefri dekning av ”arbeidsreise” er oppfylt, kan trenere som reiser med kollektivtransport få billettutgiftene dekket skattefritt på samme måte.

Kjøregodtgjørelse for både ”arbeidsreise” og ”yrkesreise” ytes skattefritt så lenge godtgjørelsen ikke overstiger statens standardsatser fastsatt hvert år. Satsene er 4,05 kroner pr. km (3,40 kroner pr. km hvis kjøringen overstiger 10 000 km) fra 1. januar 2013. Eksempelvis vil en trener som trener guttelaget 3 kvelder i uken i 40 uker og som reiser 15 km tur retur hver gang mellom arbeidstakers hjem og arbeidsstedet, kunne motta en kjøregodtgjørelse for ”arbeidsreise” på (3 x 15 x 40) 1800 km x 4,05 kroner, dvs. 7 290 kroner i tillegg til annen inntekt såfremt treneren oppfyller vilkårene for skattefri kjøregodtgjørelse for ”arbeidsreise”.

Det er videre et vilkår for skattefri refusjon av reisekostnader, at kostnadene dokumenteres med kvittering eller annet originalbilag.  Bilgodtgjørelsen legitimeres ved reiseregning som må inneholde følgende opplysninger:

  • arbeidstakerens navn, adresse og underskrift,
  • dato for avreise og hjemkomst for hver reise,
  • formålet med reisen,
  • fremstilling av reiseruten med angivelse av lokal kjøring på oppdragsstedet og årsaken til eventuelle omkjøringer, og
  • total utkjørt distanse beregnet på grunnlag av bilens kilometerteller (eventuelt trip-teller) ved begynnelsen og slutten av hver reise.

Hvis kravene til dokumentasjon ikke overholdes, kan kostnadsdekningen bli skattlagt som skattepliktig inntekt. Det er derfor viktig å sørge for korrekt dokumentasjon.

En enkel huskeregel når det gjelder kjøregodtgjørelse er at trenere normalt har rett til kjøregodtgjørelse for ”yrkesreisen” såfremt dette er avtalt. Har treneren en lønn som ikke overstiger 45.000 kroner på årsbasis, kan også ”arbeidsreisen” kompenseres av klubben, etter nærmere avtale mellom partene. Ved høyere lønn enn dette, kan det kun kreves kjøregodtgjørelse for kjøring i yrkessammenheng (”yrkesreisen”).   Grensen på 45 000kr er med andre ord bare aktuell i forhold til ”arbeidsreiser”.